En las últimas semanas, los profesionales dedicados a la organización de congresos nos hemos visto abocados a la cancelación de los proyectos que se celebraban en estas fechas debido a la pandemia provocada por el COVID-19. La alarma salto con la cancelación del Mobile World Congress (MWC) y que fue continuada por una cancelación masiva de congresos, jornadas, actos y eventos. La mayoría de ellos se realizarán en el momento que pase esta situación pero la realidad es que el sector MICE se ha visto muy perjudicado.

En situaciones de crisis es necesario poner en valor los servicios de los organizadores de congresos que durante las últimas semanas se han visto abocados a anular las reservas contratadas. Una gestión que ha puesto a prueba los procedimientos internos y recursos dirigidos a entender y apoyar la decisión del cliente de la cancelación del congreso, incluso llegado el caso, sugerírselo. La imagen del Promotor está en juego, porque sabemos que se perdona una equivocación pero no una actuación negligente como puede ser poner en riesgo la salud de los participantes.

Tomada la decisión de cancelación, hay que proceder a informar todos y cada uno de los proveedores implicados en el proyecto. Las comunicaciones deben de realizarse en el menor tiempo posible, habiendo revisado con anterioridad las condiciones de los contratos y reservas. Quizás en este punto es en el que más se pone en valor la profesionalidad del organizador que deberá de negociar con los proveedores con el objetivo de minimizar el máximo posible los costes de estas cancelaciones.

Por supuesto, de forma inmediata la decisión y de forma personalizada habrá que comunicar los asistentes la anulación del Congreso. A los miembros de los comités, ponentes y conferenciantes, inscritos, delegados o participantes. Señalar que en los casos en los que los participantes hayan abonado una cuota de inscripción deberemos realizar la devolución correspondiente del importe abonado siguiendo las políticas de cancelaciones previstas. Esta comunicación se realizará siempre que sea posible por correo electrónico y solicitando en cada uno de los casos que nos confirmen la recepción de nuestro mensaje.

No debemos olvidar también comunicar a los patrocinadores y colaboradores la cancelación del congreso, y acordar con ellos y en base a los contratos o acuerdos que regulan la relación devoluciones, anulaciones de acuerdos, etc.

Como en cualquier situación de crisis es importante haber seleccionado los medios que vamos a utilizar para comunicar la cancelación. Estos deben de ser coincidentes con los medios que hemos utilizado para la difusión del Congreso (web, app, correos electrónicos, redes sociales, etc.) y los mensajes deben de ser veraces y coherentes entre todos ellos.

La rapidez y simultaneidad que utilicemos en las comunicaciones también es importante. Los mensajes tienen que llegar en el menor espacio de tiempo y tienen que ser claros y concisos.

Por todos son conocidos los beneficios que tiene dejar en manos de profesionales la organización de un congreso: especialización en las tareas, experiencia, gestión profesional, conocimiento del sector, y un largo etcétera a las que hay, hoy más que nunca, que sumar la gestión de la crisis que supone una posible cancelación del proyecto.