¿Cuántos correos electrónicos envías o respondes al día? ¿Cuántos de esos emails envías a personas que conoces? ¿Cuántos a personas que no has visto en la vida? ¿Te has parado a pensar que cada uno de estos emails se convierte en una oportunidad única de crear o consolidar tu imagen profesional y/o la imagen de la organización para la cual trabajas?.

Es una realidad que a través de los emails que enviamos, las personas que no conocemos se hacen una imagen de nosotros y de nuestras organizaciones así como se consolida, positiva o negativamente la misma. Este hecho hace necesario que le prestemos más atención a la forma cómo los elaboramos.

Me gustaría centrarme en esas normas o hábitos que podemos utilizar en los correos electrónicos y que sirven para potenciar nuestra imagen profesional y la imagen corporativa de nuestras organizaciones y que vienen formando parte de lo que hoy se entiende de forma genérica por Netiqueta que no es más que una adaptación de las reglas de etiqueta del mundo real al virtual.

Os señalo aquí algunos de estos recursos que podemos utilizar en los emails para potenciar nuestra imagen profesional y por extensión en la imagen corporativa de nuestra empresa:

1.- Intenta que el Asunto del correo que redactas, esté relacionado con el motivo o naturaleza del mismo.

2-. Saluda en las primeras líneas. Que el correo sea un medio ágil no quiere decir que debamos pasar por alto este paso. Si conoces el nombre del interlocutor, dirígete a el o ella por su nombre. En el caso de que no conozcas a tu interlocutor, evita el tuteo. En cualquier caso, deberás de elegir el nivel de formalidad que quieres utilizar en el saludo y el cuerpo del correo.

3.- Si es tu primer correo, preséntate en las primeras líneas.

4.- Utiliza recursos como la negrita o el subrayado sobre el texto del contenido del correo que capten la atención del interlocutor sobre datos o informaciones importantes o que queremos resaltar.

5.- Si adjuntas documentos o archivos al correo, avisa a tu interlocutor de ello.

6.- No abuses de la prioridad alta, si no es necesario. Abusando de este recurso, restamos su impacto cuando verdaderamente sea necesario.

7.- Agradece y confirma a tu interlocutor la recepción su correo, incluso aunque la respuesta no pueda ser inmediata. Tu interlocutor lo agradecerá, el buen comunicador es el que reduce la incertidumbre. Agradecer y confirmar la recepción es importante de hacer saber que la conversación llegó a su destino y que va a tener un seguimiento.

8.- En la despedida agradece la atención y utiliza fórmulas que se ajusten a la relación que mantengamos con el interlocutor y la naturaleza del correo.

9.- No envíes tus correos sin firma, perdemos una oportunidad de que nos conozcan e identifiquen con nuestra profesión organización. De la misma forma incluye tu nombre y primer apellido, facilitaremos a nuestro interlocutor, que se dirijan a nosotros en su posible respuesta.

10.- Cuidado con las direcciones de correo genéricas en el caso de que no conozcas quién las gestiona y quien las lee.

Recuerda que la imagen que los demás se forman de nosotros, es producto de cómo nos han percibido y nunca, nunca nuestra imagen es un hecho casual.