Cuando un acto o evento se planifica y organiza por y para los invitados, este consigue la excelencia.

No quiero decir ni mucho menos que otros elementos no sean importantes , necesarios, incluso fundamentales, pero después de tantos años he constatado que la excelencia, lo que se dice excelencia en la organización de un acto, se consigue cuando el Anfitrión lo organiza teniendo en cuenta quiénes son sus invitados, qué les caracteriza, cuáles son sus necesidades, gustos y preferencias, cuando empatiza con ellos, incluso cuando antepone el interés de sus invitados al suyo propio.

Cuando una persona acepta una invitación, entrega a quien lo ha invitado, su mayor tesoro… su tiempo y el promotor del acto, a cambio recibe una oportunidad única para potenciar su imagen, aumentar su reputación, posicionar la organización a la que representa, estrechar lazos y fidelizar a sus invitados con su organización.

La importancia del invitado, algo que parece ser tan obvio, a veces se diluye en el proceso organizativo del evento. En la mayoría de los casos se pone el foco de atención en la selección del lugar de celebración, la decoración del espacio, los equipamientos técnicos y humanos que serán necesarios, el menú y un largo etcétera que, ni mucho menos me atrevo a decir que no sean necesarios, importantes o fundamentales, dejando a un lado la razón principal de acto: el invitado.

Una vez definida la naturaleza del acto y realizada la selección de invitados, serán mucho  más fáciles y acertadas las decisiones que el promotor del acto tome en relación a la elección del lugar, la fecha y hora de celebración, incluso sobre su formato y desarrollo.

Pero a veces esto no es lo más habitual y nos encontramos que la definición y concreción de los invitados se realiza con anterioridad inmediata al envío de las invitaciones, incluso, porque no señalarlo, después, incorporando invitados a la lista inicial que han sido “olvidados” en la primera elaboración de la lista. Esto último puede llevar sin duda a situaciones incómodas que hacen que el invitado se sienta infravalorado o incluso en el peor de los escenarios que piense que se ha convertido en un recurso “de relleno” porque nadie va a asistir.

Con estos últimos, estos que se han sentido “olvidados” o “de relleno” no solo habremos perdido la oportunidad que nos brindaba todos los esfuerzos realizados en la organización del evento, lo mas probable es que en estos casos, se haya perjudicado nuestra imagen. Una lástima.